Kilometerpauschale 2026: 38 Cent ab dem ersten Kilometer

Die Kilometerpauschale 2026 betrifft Millionen von Arbeitnehmern und Selbständigen in Deutschland — und dieses Jahr gibt es eine echte Änderung: Seit dem 1. Januar 2026 gilt die Entfernungspauschale von 38 Cent ab dem ersten Kilometer. Die jahrelange Staffelung mit 30 Cent für die ersten 20 Kilometer ist Geschichte. Dieser Artikel klärt die neuen Zahlen, zeigt aktualisierte Rechenbeispiele und erklärt, wie die Dokumentation in der Praxis aussehen muss.

Die Entfernungspauschale 2026: Die korrekten Sätze

Die Entfernungspauschale (umgangssprachlich Pendlerpauschale) ist in §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG geregelt. Für das Steuerjahr 2026 gilt:

Zeitraum	Pauschale pro Entfernungskilometer
Steuerjahr 2026 (neu)	0,38 € ab dem ersten Kilometer
Bis Steuerjahr 2025 (alt)	0,30 € für km 1–20, 0,38 € ab km 21

Die Vereinheitlichung auf 38 Cent kam mit dem Steueränderungsgesetz 2025 und gilt seit dem 1. Januar 2026 — unbefristet, nicht mehr als auslaufende Sonderregelung. Wichtig für die Steuererklärung, die Sie 2026 für das Jahr 2025 abgeben: Dort gilt noch die alte Staffelung.

Zwei zentrale Punkte, die weiterhin oft missverstanden werden:

1. Entfernungskilometer, nicht gefahrene Kilometer: Es zählt die einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte — nicht Hin- und Rückweg zusammen.
2. Die Pauschale ist verkehrsmittelunabhängig: Sie gilt auch für Fahrrad, Bus, Bahn oder Fahrgemeinschaft — nur der Höchstbetrag unterscheidet sich.

Der Maximalbetrag für die Entfernungspauschale liegt bei 4.500 € pro Kalenderjahr — außer bei Nutzung eines eigenen oder eines zur Nutzung überlassenen Kraftwagens, dann gibt es keine Obergrenze. Das bedeutet: Wer mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder als Mitfahrer pendelt, ist bei 4.500 € gedeckelt. Wer den eigenen Wagen nutzt, kann unbegrenzt absetzen. Durch den höheren Satz erreichen 2026 übrigens deutlich mehr ÖPNV-Pendler diese Grenze: Sie liegt jetzt schon bei rund 54 Entfernungskilometern (54 × 0,38 € × 220 Tage ≈ 4.514 €).

Übrigens: Für Elektroautos gilt die Entfernungspauschale in identischer Höhe. Was E-Auto-Fahrer steuerlich sonst noch erwartet — Dienstwagen mit 0,25 %, steuerfreies Laden, THG-Quote — steht im Guide Kilometerpauschale für E-Autos 2026. Die davon zu trennende Debatte um eine künftige Abgabe pro Kilometer behandelt Kilometersteuer für Elektroautos.

Entfernungspauschale vs. Reisekostenpauschale

Diese beiden Begriffe werden häufig verwechselt, bezeichnen aber grundlegend verschiedene Dinge:

Entfernungspauschale (Pendlerpauschale)

• Gilt für: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG)
• Berechnung: Einfache Entfernung in Kilometern × 0,38 € × Arbeitstage
• Besonderheit: Verkehrsmittelunabhängig — gilt auch für Fahrrad, Bus oder Fahrgemeinschaft
• Maximalbetrag: 4.500 € pro Jahr (Ausnahme: eigener oder überlassener Kraftwagen, dann unbegrenzt)

Reisekostenpauschale (Dienstreisen)

• Gilt für: Fahrten zu wechselnden Einsatzorten, Kundenbesuche, Fortbildungen, Messebesuche
• Berechnung: Tatsächlich gefahrene Kilometer × 0,30 € (bei Pkw) oder tatsächliche Kosten
• Besonderheit: Hin- und Rückweg werden gezählt, keine Begrenzung auf einfache Strecke
• Kein Maximalbetrag

Der entscheidende Unterschied: Bei Dienstreisen werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer abgerechnet (Hin- und Rückweg), bei der Entfernungspauschale nur die einfache Strecke. Für Dienstreisen können alternativ die vollen tatsächlichen Fahrzeugkosten (Sprit, Verschleiß, Versicherung etc.) angesetzt werden — vorausgesetzt, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt vor. Und ja, das Zahlenpaar ist neuerdings kontraintuitiv: Der Pendelkilometer (38 Cent, einfache Strecke) ist höher bewertet als der Dienstreisekilometer (30 Cent, volle Strecke).

Kriterium	Entfernungspauschale	Reisekostenpauschale
Anwendungsfall	Pendeln zur ersten Tätigkeitsstätte	Dienstreisen, Kundenbesuche
Strecke	Einfache Entfernung	Hin- und Rückweg
Satz 2026	0,38 €/km ab km 1	0,30 €/km oder tatsächliche Kosten
Maximalbetrag	4.500 €/Jahr (außer eigener Pkw)	Kein Limit
Verkehrsmittel	Egal (Auto, Rad, Bus, Bahn)	Bei Pkw: 0,30 €/km; sonst tatsächliche Kosten

Rechenbeispiele: So rechnen Sie 2026

Beispiel 1: Kurzer Pendelweg (15 km)

• Einfache Entfernung: 15 km
• Arbeitstage: 220 pro Jahr
• Berechnung: 15 km × 0,38 € × 220 Tage = 1.254,00 €

Nach der alten Staffelung wären es 990 € gewesen — die Vereinheitlichung bringt hier 264 € mehr Werbungskosten. Gerade Kurzpendler profitieren von der Reform, denn die ersten 20 Kilometer waren bisher niedriger bewertet.

Beispiel 2: Mittlerer Pendelweg (35 km)

• Einfache Entfernung: 35 km
• Arbeitstage: 220 pro Jahr
• Berechnung: 35 km × 0,38 € × 220 Tage = 2.926,00 €

Zum Vergleich nach alter Staffelung: 20 × 0,30 € × 220 + 15 × 0,38 € × 220 = 2.574 €. Die Reform bringt 352 € mehr pro Jahr.

Beispiel 3: Langer Pendelweg (50 km)

• Einfache Entfernung: 50 km
• Arbeitstage: 220 pro Jahr
• Berechnung: 50 km × 0,38 € × 220 Tage = 4.180,00 €

Bei einem Grenzsteuersatz von 35 % ergibt das eine tatsächliche Steuerersparnis von rund 1.460 €. Der Zuwachs gegenüber der alten Rechnung beträgt für alle mit mindestens 20 km Pendelstrecke einheitlich 352 € (20 km × 0,08 € × 220 Tage).

Zusammenfassung der Beispiele

Entfernung	Pauschale 2026/Jahr	Vorher (2025)	Effektive Ersparnis (35 % Steuersatz)
15 km	1.254 €	990 €	~439 €
35 km	2.926 €	2.574 €	~1.024 €
50 km	4.180 €	3.828 €	~1.463 €

So dokumentieren Sie richtig

Für die Entfernungspauschale (Pendeln)

Die Anforderungen sind vergleichsweise gering:

• Adresse der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte
• Einfache Entfernung in Kilometern (kürzeste Straßenverbindung oder verkehrsgünstigere Strecke mit Begründung)
• Anzahl der Arbeitstage pro Jahr (bei 5-Tage-Woche typischerweise 220–230 Tage)

Das Finanzamt prüft die Entfernung häufig mit Routenplanern nach. Wer eine längere als die kürzeste Strecke ansetzt, sollte die Begründung dokumentieren (z. B. “Autobahn statt Landstraße, 8 Minuten schneller bei nur 3 km mehr”).

Hinweis zur Arbeitstage-Berechnung: Das Finanzamt akzeptiert typischerweise 220 bis 230 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche. Abzuziehen sind Urlaubstage (typisch 30), Krankheitstage, Feiertage und Homeoffice-Tage. Wer die Homeoffice-Pauschale (bis zu 1.260 € pro Jahr für maximal 210 Tage) in Anspruch nimmt, darf für diese Tage keine Entfernungspauschale ansetzen — hier ist Konsistenz entscheidend. Durch den höheren Kilometersatz lohnt sich diese Abwägung 2026 neu: Ab etwa 8 Entfernungskilometern bringt der Bürotag mehr Pauschale als der Homeoffice-Tag (8 km × 0,38 € = 3,04 € vs. 6,00 € Homeoffice-Pauschale — ab 16 km kippt die Rechnung endgültig: 6,08 €).

Für Dienstreisen

Hier gelten strengere Anforderungen:

• Datum und Ziel der Dienstreise
• Konkreter beruflicher Anlass
• Gefahrene Kilometer (Hin- und Rückweg)
• Bei Ansatz tatsächlicher Kosten: Fahrtenbuch nach BFH-Anforderungen

Detaillierte Pflichtangaben: Fahrtenbuch Pflichtangaben: Checkliste für saubere Nachweise.

Pendeln vs. Dienstreise klar abgrenzen

Die Abgrenzung ist steuerlich entscheidend und wird in der Praxis oft falsch gemacht:

• Pendelfahrt: Der tägliche Weg zur festen, regelmäßigen Arbeitsstätte. Hier gilt die Entfernungspauschale (einfache Strecke, 0,38 €).
• Dienstreise: Jede Fahrt zu einem Ort, der nicht die erste Tätigkeitsstätte ist — Kundenbesuche, Messen, Schulungen, Zweigstellen. Hier gelten Reisekosten (volle Strecke, 0,30 €/km oder tatsächliche Kosten).

Wer Pendelfahrten als Dienstreisen deklariert, riskiert bei einer Prüfung Nachzahlungen plus Zinsen (aktuell 0,5 % pro Monat nach §233a AO). Umgekehrt verschenkt Geld, wer Dienstreisen wie Pendelfahrten abrechnet — denn bei Dienstreisen wird die volle Strecke (Hin- und Rückweg) angesetzt, bei der Entfernungspauschale nur die einfache Entfernung.

Sonderfälle bei der Abgrenzung

• Mehrere Tätigkeitsstätten: Hat ein Arbeitnehmer zwei Arbeitsplätze, gilt die Entfernungspauschale nur für die erste Tätigkeitsstätte (§9 Abs. 4 EStG). Fahrten zur zweiten Arbeitsstätte sind Dienstreisen.
• Sammelbeförderung durch Arbeitgeber: Wenn der Arbeitgeber die Beförderung organisiert, kann der Arbeitnehmer trotzdem die Entfernungspauschale geltend machen — es sei denn, der Arbeitgeber erstattet die Kosten steuerfrei.
• Fahrgemeinschaften: Jeder Teilnehmer kann die Entfernungspauschale für die eigene Pendelstrecke ansetzen — unabhängig davon, ob er selbst fährt oder mitfährt. Der Maximalbetrag von 4.500 € gilt für Mitfahrer, nicht für den Fahrer mit eigenem Pkw.

Detaillierte Abgrenzung: Pendlerpauschale vs. Dienstreise: Abgrenzung, Steuerregeln und Praxisbeispiele 2026.

Monatlicher Ablauf statt Jahresend-Chaos

Ein bewährter Rhythmus für die Dokumentation:

1. Wöchentlich: Offene Fahrten kategorisieren — Pendeln, Dienstreise oder privat
2. Monatlich: Plausibilitätscheck durchführen, Monatsdaten als PDF und CSV archivieren
3. Jährlich: Jahresübersicht erstellen, in Anlage N übertragen, über ELSTER einreichen

Detaillierter Workflow: Fahrtenbuch und Steuer: Schritt-für-Schritt für die Einreichung.

Typische Fehler rund um die Kilometerpauschale

Mit der alten Staffelung rechnen

Der neue Klassiker: Wer 2026 noch mit 30 Cent für die ersten 20 km rechnet — oder eine Software nutzt, die das tut —, verschenkt bis zu 352 € Werbungskosten pro Jahr. Umgekehrt gilt für die Steuererklärung des Jahres 2025 noch die Staffelung; die 38 Cent ab km 1 dort anzusetzen, gibt Post vom Finanzamt.

Hin- und Rückweg bei der Entfernungspauschale zählen

Die Entfernungspauschale gilt nur für die einfache Entfernung. Wer 25 km zur Arbeit fährt, setzt 25 km an — nicht 50 km.

Mischfahrten ohne Aufteilung

Wenn private und berufliche Stopps in einer Fahrt landen, muss die Strecke aufgeteilt werden. Die gesamte Fahrt pauschal als beruflich zu deklarieren, ist nicht zulässig.

Veraltete Pauschalen im Tool

Gerade nach einer Gesetzesänderung wie zum 01.01.2026 wird der Satz in Buchhaltungssoftware oder Fahrtenbuch-Apps oft nicht rechtzeitig angepasst. Den aktuellen Satz immer gegen die offizielle Gesetzeslage prüfen.

Unklare Fahrtanlässe

Labels wie “Termin” oder “geschäftlich” helfen bei einer Prüfung nicht weiter. Besser: konkreter Zweck mit Geschäftspartner oder Projektbezug.

Welche Daten in jedem Fall erfasst sein sollten

Für ein steuerlich belastbares Fahrtenbuch pro Fahrt mindestens:

• Datum
• Abfahrtsort und Zielort (konkret, nicht nur Stadtnamen)
• Zweck der Fahrt (mit Geschäftspartner oder Projektbezug)
• Gefahrene Kilometer
• Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft

Ausführliche Checkliste: Fahrtenbuch Pflichtangaben: Checkliste für saubere Nachweise.

Tooling für 2026

Eine gute App für Dienstreise-Kilometer sollte nicht nur automatisch tracken, sondern:

• Die Entfernungspauschale mit dem aktuellen Satz (0,38 € ab km 1) korrekt berechnen
• Pendeln und Dienstreisen sauber trennen
• Schnelle Korrektur erlauben
• Monatliche Exporte stabil bereitstellen

Für die Auswahl: Fahrtenbuch App Vergleich 2026: Die 5 besten Apps für Steuer und Alltag.

Fazit

Die Kilometerpauschale 2026 ist einfacher geworden — einheitlich 38 Cent ab dem ersten Kilometer, ohne Staffelung. Fehleranfällig bleibt der Übergang: Für das Steuerjahr 2025 gilt noch die alte Rechnung, ab 2026 die neue. Wer zusätzlich Dienstreisen absetzt, muss die Abgrenzung zur Entfernungspauschale sauber einhalten. Mit einer strukturierten Dokumentation und monatlicher Archivierung wird die Steuererklärung zum reinen Übertragungsschritt.

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Steuerhinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.