Kilometergeld vom Arbeitgeber: steuerfrei bis 0,30 € je km

Zwei Mitarbeiter fahren im selben Monat je 500 dienstliche Kilometer und bekommen beide 150 € ausgezahlt. Bei einem bleibt der Betrag steuerfrei. Beim anderen landet er als Arbeitslohn auf der Abrechnung und wird versteuert.

Der Unterschied liegt nicht in der Summe, sondern in der Systematik und im Nachweis. Dieser Beitrag zeigt die drei möglichen Fälle, wo Erstattungen in der Praxis kippen, und welchen Nachweis die Lohnbuchhaltung braucht.

Die Grundregel

Für Auswärtstätigkeiten — also Dienstfahrten zu Orten, die nicht Ihre erste Tätigkeitsstätte sind — kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten steuerfrei erstatten. Bei Nutzung des privaten Pkw gilt der pauschale Kilometersatz von 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer, also Hin- und Rückweg.

Alternativ kann der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten je Kilometer erstatten, wenn diese über einen Zeitraum nachgewiesen werden. Das ist rechnerisch aufwendiger und lohnt sich vor allem bei teuren Fahrzeugen mit hohem Wertverlust.

Wichtig ist die Abgrenzung: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Auswärtstätigkeit. Dafür gilt die Entfernungspauschale mit eigener Systematik. Wenn Sie die Zuordnung noch klären müssen, steht sie in Was zählt als Dienstfahrt? Abgrenzung mit 8 Beispielen.

Die drei Fälle

Arbeitgeber zahlt	Dienstliche km	Steuerliche Behandlung
0,30 €/km	500	150 € steuerfrei
0,20 €/km	500	100 € steuerfrei; 50 € als Werbungskosten ansetzbar
0,40 €/km	500	150 € steuerfrei, 50 € steuerpflichtiger Arbeitslohn
Pauschale ohne Nachweis	500	In der Regel vollständig steuerpflichtig

Fall 1 — genau der Satz

Der unkomplizierte Fall. Die Erstattung ist steuerfrei, erscheint nicht als Arbeitslohn und ist beitragsfrei in der Sozialversicherung. Voraussetzung bleibt der Einzelnachweis der Fahrten.

Fall 2 — weniger als der Satz

Zahlt der Arbeitgeber unter 0,30 €, können Sie die Differenz als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen. Bei 500 km und 0,20 € Erstattung sind das 50 € Werbungskosten.

Was daraus zurückkommt, ist die Steuer auf diese 50 € — bei einem Grenzsteuersatz von 30 % also rund 15 €, nicht 50 €. Und die Werbungskosten wirken sich überhaupt erst aus, soweit der Arbeitnehmer-Pauschbetrag überschritten wird. Bei geringen Fahrtstrecken bleibt die Differenz praktisch folgenlos.

Das macht die Erstattungshöhe zu einem Punkt, den man beim Arbeitsvertrag verhandelt und nicht nachträglich über die Steuererklärung repariert.

Fall 3 — mehr als der Satz

Der übersteigende Teil ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegt Lohnsteuer und Sozialversicherung. Der Teil bis 0,30 € bleibt steuerfrei — die Zahlung wird also aufgeteilt, nicht insgesamt steuerpflichtig.

Höhere Sätze sind zulässig, sie kosten nur beide Seiten Abgaben auf den Überhang. Viele Reisekostenrichtlinien setzen deshalb exakt auf 0,30 €.

Erstattung oder Werbungskosten — der Unterschied in Zahlen

Die steuerfreie Erstattung ist der Werbungskosten-Route deutlich überlegen, und der Abstand wird selten richtig eingeschätzt. Ein Außendienstler mit 9.000 dienstlichen Kilometern im Jahr:

Variante	Rechnung	Was ankommt
Arbeitgeber erstattet 0,30 €/km	9.000 × 0,30 €	2.700 € steuerfrei
Keine Erstattung, Werbungskosten	2.700 € mindern das zu versteuernde Einkommen	rund 810 € bei 30 % Grenzsteuersatz
Arbeitgeber erstattet 0,15 €/km	1.350 € steuerfrei + 1.350 € Werbungskosten	1.350 € + rund 405 € = 1.755 €

Der Unterschied zwischen der ersten und der zweiten Zeile beträgt fast 1.900 €. Das ist kein steuerlicher Feinschliff, sondern ein Verhandlungspunkt beim Arbeitsvertrag — und einer, der über die Steuererklärung nachträglich nicht zu reparieren ist.

Hinzu kommt: Werbungskosten wirken sich erst aus, soweit der Arbeitnehmer-Pauschbetrag überschritten wird. Wer sonst kaum Werbungskosten hat, verliert einen Teil des Effekts an diesen Sockel. Die steuerfreie Erstattung kennt diese Hürde nicht.

Auch der Arbeitgeber hat ein Interesse

Die steuerfreie Erstattung ist nicht nur für die Beschäftigten günstiger. Für das Unternehmen ist sie Betriebsausgabe ohne Lohnnebenkosten — anders als eine pauschale Zulage, auf die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung anfallen.

Rechnerisch heißt das: Um jemandem nach Abzügen 2.700 € netto über eine Pauschale zukommen zu lassen, muss das Unternehmen deutlich mehr aufwenden als die 2.700 €, die eine korrekt abgerechnete Reisekostenerstattung kostet. Der Aufwand für die Abrechnung ist der Preis dafür — und genau dieser Aufwand ist das, was eine automatische Fahrterfassung reduziert.

Wer eine betriebliche Reisekostenrichtlinie aufsetzt oder überarbeitet, sollte deshalb drei Punkte festschreiben: den Satz, die Einreichungsfrist und die geforderten Nachweisfelder je Fahrt. Alle drei entscheiden über die Steuerfreiheit, nicht nur der Satz.

Wo Erstattungen in der Praxis kippen

Monatssumme statt Einzelfahrten. „1.240 km im März” ist kein Nachweis. Ohne Ziel und Anlass fehlt die Grundlage für die Steuerfreiheit, unabhängig davon, wie korrekt die Zahl ist.

Pendelfahrten in der Abrechnung. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte in die Reisekostenabrechnung zu nehmen, ist der häufigste Fehler. Sie sind keine Auswärtstätigkeit — eine Erstattung dafür ist Arbeitslohn.

Pauschale Kilometergeld-Zahlung ohne Abrechnung. Ein fester Monatsbetrag „für Fahrten” ohne Einzelnachweis und ohne Abgleich mit den tatsächlichen Kilometern ist steuerlich Arbeitslohn, auch wenn die Höhe plausibel ist.

Verspätete Einreichung. Reisekostenrichtlinien setzen Fristen, und eine Abrechnung, die ein halbes Jahr später kommt, ist für die Lohnbuchhaltung schwer sauber zuzuordnen.

Was der Nachweis enthalten muss

Je Fahrt:

• Datum der Fahrt
• Start und Ziel, konkret genug zur Identifikation
• Anlass und Geschäftspartner — der Grund der Fahrt in wenigen, aussagekräftigen Worten
• Gefahrene Kilometer, tatsächlich, nicht die einfache Entfernung

Der praktische Maßstab: Jemand in der Lohnbuchhaltung, der nicht mitgefahren ist, muss aus einer Zeile verstehen, was erstattet wird und warum. „Kundentermin” erfüllt das nicht. „Aufmaß — Harper GmbH, Projekt Elmstraße” erfüllt es und bleibt auch in drei Jahren nachprüfbar.

Der Arbeitgeber muss die Nachweise aufbewahren, nicht nur die Auszahlung. Die Steuerfreiheit ist seine Position — das Fahrtenbuch ist das, was sie trägt.

Abrechnung ohne monatliche Handarbeit

Reisekostenabrechnungen scheitern aus denselben Gründen wie Fahrtenbücher: Der Nachweis entsteht Fahrt für Fahrt, eingereicht wird einmal im Monat, und zwischen diesen beiden Rhythmen geht Genauigkeit verloren.

MileTrack erkennt Fahrten automatisch und trennt dienstlich, Pendeln und privat, sodass Pendelfahrten nicht versehentlich in der Reisekostenabrechnung landen. Jede Fahrt trägt Datum, Start, Ziel, Kilometer und Anlass, und der Periodenexport liefert PDF, CSV oder XLSX — ein Format, das die Lohnbuchhaltung ablegen statt abtippen kann. Ein Beispielexport mit den drei Fahrtarten steht auf der Produktseite.

Die Fahrthistorie bleibt standardmäßig auf dem Gerät. Das ist relevant, wenn dasselbe Telefon private Fahrten neben erstattungsfähigen erfasst.

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Steuerhinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Betriebliche Reisekostenrichtlinien weichen ab.