Kilometerpauschale Rechner 2026: Formel, Beispiele und Höchstbetrag

Die Kilometerpauschale (offiziell: Entfernungspauschale) ist für Millionen Arbeitnehmer in Deutschland der größte Einzelposten bei den Werbungskosten. Laut Statistischem Bundesamt pendeln rund 13,4 Millionen Arbeitnehmer täglich mindestens 25 Kilometer zur Arbeit. 2026 gelten weiterhin die gestaffelten Sätze: 0,30 € für die ersten 20 Kilometer und 0,38 € ab dem 21. Kilometer der einfachen Entfernung.

Dieser Artikel erklärt die exakte Formel, rechnet vier Beispiele vollständig durch, klärt die Sonderregeln zu Höchstbetrag und Arbeitstagen und zeigt, wie sich Fehler bei der Berechnung vermeiden lassen.

Gesetzliche Grundlage

Die Entfernungspauschale ist in §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG geregelt. Die erhöhte Pauschale ab dem 21. Kilometer wurde durch das Gesetz zur Umsetzung des Klimaschutzprogramms 2030 im Steuerrecht eingeführt und gilt seit dem Steuerjahr 2021 (befristet bis einschließlich 2026).

Die zentralen Regeln im Überblick:

• Es zählt die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte — nicht Hin- und Rückfahrt
• Die Pauschale gilt verkehrsmittelunabhängig — Auto, Fahrrad, Bus, Bahn, zu Fuß oder Fahrgemeinschaft
• Es zählt die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeit. Eine längere Strecke wird nur anerkannt, wenn sie “offensichtlich verkehrsgünstiger” ist und regelmäßig genutzt wird (§9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 4 EStG)
• Die Pauschale gibt es pro Arbeitstag, an dem tatsächlich zur Arbeit gefahren wurde
• Nur Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte — nicht zu Kunden, Baustellen oder anderen auswärtigen Einsatzorten (das sind Dienstreisen mit eigenen Regeln)

Die Formel für 2026

Die Berechnung erfolgt in zwei Stufen:

Stufe 1 — Kilometer 1 bis 20:

Entfernung (max. 20 km) × Arbeitstage × 0,30 € = Betrag A

Stufe 2 — ab Kilometer 21:

(Entfernung − 20 km) × Arbeitstage × 0,38 € = Betrag B

Gesamtbetrag = Betrag A + Betrag B

Bei einer einfachen Entfernung von 20 km oder weniger fällt nur Stufe 1 an. Die Staffelung macht bei Fernpendlern einen erheblichen Unterschied: Wer mit 0,30 € statt 0,38 € rechnet, verschenkt bei 40 km Entfernung rund 1.748 € im Jahr.

Vier durchgerechnete Beispiele

Beispiel 1: 12 km einfache Strecke

Ein Büroangestellter wohnt 12 km von seinem Arbeitsplatz entfernt und arbeitet an 230 Tagen im Jahr (5-Tage-Woche, 30 Tage Urlaub, Feiertage).

• Stufe 1: 12 × 230 × 0,30 € = 828,00 €
• Stufe 2: entfällt (Entfernung unter 21 km)
• Gesamtbetrag: 828,00 €

Bei einem Grenzsteuersatz von 35 % ergibt das eine Steuerersparnis von ca. 290 €.

Beispiel 2: 25 km einfache Strecke

Eine Sachbearbeiterin fährt 25 km zur Arbeit, ebenfalls 230 Arbeitstage.

• Stufe 1: 20 × 230 × 0,30 € = 1.380,00 €
• Stufe 2: (25 − 20) × 230 × 0,38 € = 5 × 230 × 0,38 € = 437,00 €
• Gesamtbetrag: 1.817,00 €

Hätte sie nur mit 0,30 € gerechnet: 25 × 230 × 0,30 = 1.725 € — sie hätte 92 € verschenkt.

Beispiel 3: 40 km einfache Strecke

Ein Ingenieur pendelt 40 km von einem Vorort in die Innenstadt, 230 Arbeitstage.

• Stufe 1: 20 × 230 × 0,30 € = 1.380,00 €
• Stufe 2: (40 − 20) × 230 × 0,38 € = 20 × 230 × 0,38 € = 1.748,00 €
• Gesamtbetrag: 3.128,00 €

Bei 42 % Grenzsteuersatz: Steuerersparnis von ca. 1.314 €. Das deckt einen Großteil der jährlichen Spritkosten.

Beispiel 4: 60 km einfache Strecke

Eine Teamleiterin hat einen Fernpendlerweg von 60 km und fährt an 230 Tagen mit dem eigenen Auto.

• Stufe 1: 20 × 230 × 0,30 € = 1.380,00 €
• Stufe 2: (60 − 20) × 230 × 0,38 € = 40 × 230 × 0,38 € = 3.496,00 €
• Gesamtbetrag: 4.876,00 €

Dieser Betrag liegt über dem Höchstbetrag von 4.500 €. Da sie mit dem eigenen Pkw fährt, greift der Höchstbetrag nicht (dazu mehr im nächsten Abschnitt). Sie kann die vollen 4.876 € ansetzen.

Höchstbetrag: Wann die Pauschale gedeckelt ist

Die Entfernungspauschale ist nach §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG grundsätzlich auf 4.500 € pro Jahr begrenzt — allerdings nur in bestimmten Fällen. Die Deckelung betrifft nicht alle Pendler gleichermaßen.

Kein Höchstbetrag (unbegrenzt absetzbar):

• Fahrten mit dem eigenen Pkw (egal ob Verbrenner, Elektro oder Hybrid)
• Fahrten mit dem Dienstwagen, wenn der Arbeitnehmer die Kosten teilweise selbst trägt
• Voraussetzung: Die tatsächliche Nutzung des eigenen Fahrzeugs muss bei Nachfrage des Finanzamts glaubhaft gemacht werden können (z.B. durch ein Fahrtenbuch oder Tanquittungen)

In Beispiel 4 (4.876 €) wird der volle Betrag anerkannt, weil die Arbeitnehmerin mit dem eigenen Auto fährt und dies nachweisen kann.

Höchstbetrag von 4.500 € greift bei:

• Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ohne Kostennachweis
• Fahrten als Mitfahrer in einer Fahrgemeinschaft (der Mitfahrer bekommt nur bis 4.500 €, der Fahrer ist nicht begrenzt)
• Fahrten mit Motorrad, Moped oder Fahrrad
• Fahrten zu Fuß

Ausnahme: Tatsächliche Kosten bei ÖPNV

Wer mit der Bahn fährt und die tatsächlichen Ticketkosten nachweist (z.B. Jahresabo, Monatskarten, Einzelfahrscheine), kann auch über 4.500 € absetzen — sofern die tatsächlichen Kosten höher sind als die berechnete Pauschale. Das Finanzamt gewährt dann den höheren Betrag.

Praxisbeispiel: Ein Arbeitnehmer fährt 65 km mit der Bahn zur Arbeit (230 Arbeitstage):

• Rechnerische Pauschale: (20 × 230 × 0,30) + (45 × 230 × 0,38) = 1.380 + 3.933 = 5.313 €
• Ohne Kostennachweis: gedeckelt auf 4.500 € — er verschenkt 813 €
• Mit Nachweis (Jahresticket der Bahn: 5.800 €): die tatsächlichen 5.800 € werden angesetzt
• Mit Nachweis (Jahresticket: 4.200 €): die rechnerische Pauschale ist höher, also werden 4.500 € angesetzt (Deckelung greift, aber besser als 4.200 €)

Fazit: Fernpendler, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln fahren, sollten alle Tickets aufbewahren und die günstigere Variante (Pauschale vs. tatsächliche Kosten) prüfen.

Arbeitstage richtig berechnen

Die Anzahl der Arbeitstage ist der zweite entscheidende Faktor in der Formel — und ein häufiger Streitpunkt mit dem Finanzamt. Das Finanzamt akzeptiert folgende Richtwerte:

Arbeitswoche	Arbeitstage/Jahr	Berechnung
5-Tage-Woche	230 Tage	52 Wochen × 5 = 260 − 30 Urlaub − 10 Feiertage ≈ 220–230
6-Tage-Woche	280 Tage	52 Wochen × 6 = 312 − 30 Urlaub − 12 Feiertage ≈ 270–280

Diese Werte sind Richtwerte, keine festen Grenzen. Das Finanzamt kann bei auffälligen Angaben die tatsächlichen Arbeitstage nachprüfen. Abzuziehen sind:

• Urlaubstage: gesetzlich mindestens 20, in der Praxis häufig 28–30
• Krankheitstage: müssen von den Arbeitstagen abgezogen werden. Wer 15 Tage krank war, hat nur 215 statt 230 Arbeitstage.
• Homeoffice-Tage: seit 2023 gibt es die Homeoffice-Pauschale statt Entfernungspauschale (§4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Pro Homeoffice-Tag können 6 € angesetzt werden, maximal 1.260 € (= 210 Tage). An diesen Tagen entfällt die Entfernungspauschale.
• Feiertage am Arbeitsort: je nach Bundesland 9–13 Feiertage pro Jahr
• Fortbildungstage an anderen Orten: nicht als Pendeln, sondern ggf. als Dienstreise absetzbar

Homeoffice-Kombination

Wer regelmäßig im Homeoffice arbeitet, muss die Arbeitstage am Bürostandort entsprechend reduzieren:

• 5 Tage Büro/Woche: 230 Pendeltage → Entfernungspauschale
• 3 Tage Büro + 2 Tage Homeoffice: ca. 138 Pendeltage + ca. 92 Homeoffice-Tage (92 × 6 € = 552 €)
• 2 Tage Büro + 3 Tage Homeoffice: ca. 92 Pendeltage + ca. 138 Homeoffice-Tage (138 × 6 € = 828 €)

Beides kann nebeneinander geltend gemacht werden — Entfernungspauschale für Bürotage, Homeoffice-Pauschale für Heimarbeitstage. Eine doppelte Abrechnung für denselben Tag ist nicht zulässig.

Was bei Prüfung erwartet wird

Wenn das Finanzamt die Arbeitstage anzweifelt (bei mehr als 230 Tagen ist das wahrscheinlich), sollten Sie belegen können:

• Arbeitszeitnachweis oder Stundenkonto
• Urlaubsbescheinigung des Arbeitgebers
• Krankmeldungen
• Homeoffice-Vereinbarung oder -Protokoll

Wer keine Belege hat, wird auf die Richtwerte zurückgestuft — auch wenn er tatsächlich mehr gearbeitet hat.

Entfernungspauschale vs. Dienstreise-Kilometer

Die Entfernungspauschale gilt ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Dienstreisen zu anderen Orten werden nach §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG als Reisekosten abgerechnet. Der Unterschied ist erheblich:

Merkmal	Pendlerpauschale	Dienstreise
Gesetzliche Grundlage	§9(1) S.3 Nr.4 EStG	§9(1) S.3 Nr.4a EStG
Strecke	Nur einfache Entfernung	Hin- UND Rückfahrt
Satz	0,30/0,38 € gestaffelt	0,30 €/km einheitlich
Höchstbetrag	4.500 € (ohne Pkw-Nachweis)	Keiner
Verpflegung	Nein	Ja (14/28 €)
Verkehrsmittel	Egal	Egal

Eine saubere Trennung zwischen Pendeln und Dienstreise ist deshalb entscheidend für die korrekte Berechnung. Fahrten zum Kunden, zur Fortbildung oder zu einer Messe sind keine Pendelfahrten — auch wenn die Strecke ähnlich ist. Mehr dazu im Artikel Pendlerpauschale vs. Dienstreise.

Typische Fehler bei der Berechnung

Fünf Fehler, die in der Praxis am häufigsten vorkommen:

1. Staffelung übersehen: Alle Kilometer mit 0,30 € berechnen statt ab km 21 mit 0,38 €. Bei 40 km Entfernung kostet das 1.748 € im Jahr.

2. Hin- und Rückfahrt einrechnen: Die Pauschale gilt nur für die einfache Entfernung. Wer 30 km einfach fährt, setzt 30 km an — nicht 60 km.

3. Arbeitstage übertreiben: 250 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche sind unrealistisch und werden vom Finanzamt korrigiert. Bleibe bei den Richtwerten oder belege höhere Zahlen.

4. Homeoffice-Tage nicht abziehen: Wer 100 Tage im Homeoffice arbeitet, hat nur 130 Pendeltage. Dafür gibt es die Homeoffice-Pauschale (100 × 6 € = 600 €).

5. Dienstreisen als Pendeln eintragen: Dienstreisen sind steuerlich vorteilhafter (beide Richtungen, keine Deckelung). Wer sie als Pendeln einstuft, verschenkt Geld.

Monatsbasierte Kontrolle statt Jahresend-Panik

Statt die Kilometerpauschale erst im März des Folgejahres zu berechnen, lohnt sich ein monatlicher Rhythmus:

1. Arbeitstage des Monats zählen (Urlaub, Krankheit, Homeoffice abziehen)
2. Monatliche Pendlerpauschale berechnen
3. Ergebnis mit dem tatsächlichen Kilometerstand im Fahrtenbuch abgleichen
4. Export archivieren und bei Auffälligkeiten sofort korrigieren

Fehler fallen so innerhalb von Wochen auf — nicht erst beim Steuerbescheid 14 Monate später. Eine Fahrtenbuch App kann diesen monatlichen Abgleich automatisieren.

Verknüpfte Guides

• Kilometerpauschale 2026: Praxiskompass für Pendeln und Dienstreise
• Fahrtenbuch Vorlage: Finanzamtkonforme Struktur mit Beispielen
• Pendlerpauschale vs. Dienstreise: Abgrenzung und Praxisbeispiele

MileTrack erfasst Fahrten automatisch, klassifiziert sie als dienstlich, Pendeln oder privat und exportiert steuerfertige Berichte mit allen Pflichtfeldern. Zur passenden deutschen Produktseite und zum aktuellen Zugangspfad geht es hier: miletrack.app/de-de.

Steuerhinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.